📋 Assignment 12 – Attendance Sheet

MS Excel में Student Attendance Sheet बनाना सीखें

📌 Attendance Sheet क्या है?

Attendance Sheet एक Excel Worksheet होती है जिसमें Students की रोज की Attendance दर्ज की जाती है।

इसमें Student Name, Date, Present और Absent की जानकारी रखी जाती है।

🎯 Assignment का उद्देश्य:

इस practical में आप एक ऐसी Attendance Sheet बनाना सीखेंगे जिसमें प्रत्येक दिन की Present (P) और Absent (A) Attendance दर्ज की जाएगी।

📊 Attendance Sheet – Final Example

नीचे Attendance Sheet का पूरा example दिया गया है। इसी format को देखकर अपनी Excel Sheet तैयार करें।

GIT Computer Institute Attendance Sheet Example

GIT Computer Institute – Student Attendance Sheet

🟢 Step 1 – MS Excel Open करें

सबसे पहले अपने Computer में Microsoft Excel Open करें।

इसके बाद Blank Workbook पर Click करें।

🟢 Step 2 – Attendance Sheet की Heading बनाएं

सबसे ऊपर Attendance Sheet का Title लिखें:

GIT COMPUTER INSTITUTE - ATTENDANCE SHEET

इसके नीचे Month और Course की जानकारी लिखें।

Month: September 2026

Course: All Computer Courses

🟢 Step 3 – Attendance के Headings बनाएं

अब Excel की पहली Attendance Row में नीचे दिए गए headings बनाएं।

S.No.	Student Name	01-09-2026	02-09-2026	03-09-2026	04-09-2026	05-09-2026	Present	Absent

📌 ध्यान दें:

हर Date के सामने उस दिन की Attendance दर्ज की जाएगी।

🟢 Step 4 – Student Name Enter करें

अब Student Name वाले Column में Students के नाम Enter करें।

Practice के लिए कम से कम 10 Students के नाम लिखें।

Example:

1. Rahul Kumar
2. Aman Singh
3. Priya Gupta
4. Neha Yadav
5. Vikas Verma

🟢 Step 5 – Present और Absent Enter करें

अब प्रत्येक Student की Date के अनुसार Attendance भरें।

🟢 P = Present
Student Class में उपस्थित है।

🔴 A = Absent
Student Class में उपस्थित नहीं है।

Example:

Rahul Kumar:

01-09-2026 = P
02-09-2026 = P
03-09-2026 = A
04-09-2026 = P
05-09-2026 = P

🟢 Step 6 – Present का Total निकालें

अब हम पता करेंगे कि प्रत्येक Student कितने दिन Present रहा।

इसके लिए COUNTIF Function का उपयोग करेंगे।

Formula:

=COUNTIF(C5:L5,"P")

यदि Rahul की Attendance है:

P P A P P

तो Present = 4

🟢 Step 7 – Absent का Total निकालें

अब हम पता करेंगे कि प्रत्येक Student कितने दिन Absent रहा।

Formula:

=COUNTIF(C5:L5,"A")

यदि Rahul की Attendance है:

P P A P P

तो Absent = 1

🟢 Step 8 – Formula को नीचे Copy करें

Present और Absent की पहली Row में Formula लगाने के बाद उसे बाकी Students के लिए Copy करें।

💡 तरीका:

Formula वाली Cell के नीचे दाईं तरफ दिखाई देने वाले छोटे square को Mouse से नीचे Drag करें।

Excel बाकी Students की Attendance को automatically calculate करेगा।

🟢 Step 9 – Heading को Format करें

अब Attendance Sheet की Heading को सुंदर बनाएं।

Heading को Bold करें।
Background Color लगाएं।
Text को Center करें।
Font Size बढ़ाएं।
All Borders लगाएं।

🟢 Step 10 – P और A को समझें

Code	Meaning	Example
P	Present	Student उपस्थित है
A	Absent	Student अनुपस्थित है

🟢 Step 11 – Column Width Adjust करें

Student Name पूरा दिखाई देने के लिए Student Name वाले Column की Width बढ़ाएं।

Date वाले Columns को छोटा और बराबर रखें।

💡 Tip:

Column की Boundary को Mouse से Drag करके Width आसानी से बढ़ाई या घटाई जा सकती है।

🟢 Step 12 – Attendance Sheet Save करें

Attendance Sheet तैयार होने के बाद Excel File को Save करें।

Shortcut:

Ctrl + S

File Name:

Student_Attendance_Sheet.xlsx

📚 Complete Formula Chart

काम	Formula
Present Count	=COUNTIF(C5:L5,"P")
Absent Count	=COUNTIF(C5:L5,"A")

🎯 Assignment 12 – Practical Task

अब इस Attendance Sheet को स्वयं Excel में बनाएं।

नई Excel Workbook खोलें।
Attendance Sheet का Title बनाएं।
Month और Course लिखें।
S.No. और Student Name के Columns बनाएं।
Date के Columns बनाएं।
कम से कम 10 Students के नाम लिखें।
हर Date पर P या A लिखें।
COUNTIF से Present Count निकालें।
COUNTIF से Absent Count निकालें।
Formula को नीचे Copy करें।
Sheet को Format करें।
Excel File को Save करें।

🏆 इस Assignment से क्या सीखेंगे?

Excel में Attendance Sheet बनाना
Student Data Enter करना
Date के अनुसार Attendance भरना
Present और Absent का उपयोग करना
COUNTIF Function का उपयोग
Formula Copy करना
Excel Table Formatting
Column Width Adjust करना
Excel File Save करना

💡 Beginner Tip:

पहले 10 दिनों की Attendance बनाकर Practice करें। जब आपको P, A और COUNTIF Formula अच्छी तरह समझ आ जाए, तब इसी Sheet को पूरे महीने की Attendance के लिए 30 या 31 दिनों तक बढ़ा सकते हैं।

✅ Assignment 12 Complete

अब आपने MS Excel में एक Professional Student Attendance Sheet बनाना सीख लिया है।

इसमें आप हर दिन Student की Present और Absent Attendance दर्ज कर सकते हैं और Excel Formula की मदद से Total भी निकाल सकते हैं।

💻 Practice करें – Formula समझें – Excel में Expert बनें!

Excel Session 12